Privacy policy

Informativa sul trattamento dei dati personali

Informativa resa ai sensi degli articoli 12 e 13 del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”) e del D.Lgs. 30 giugno 2003, n. 196, come successivamente modificato.

1. Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento dei dati personali è:

Beyond Us Travel Agency
Via della Folgarella 59 – 00043 Ciampino (RM)
E-mail: info@beyondus.it
Telefono: 06 83848618

Per richieste relative al trattamento dei dati personali e per l’esercizio dei diritti previsti dalla normativa è possibile contattare il Titolare all’indirizzo e-mail sopra indicato.

Qualora sia stato nominato un Responsabile della Protezione dei Dati (RPD/DPO), i relativi dati di contatto saranno resi disponibili nella presente informativa.

2. Ambito di applicazione

La presente informativa descrive il trattamento dei dati personali effettuato tramite il sito:

https://www.beyondus.it/

e attraverso i relativi servizi e moduli di contatto, incluso il modulo dedicato alle segnalazioni, reclami e problematiche di viaggio.

La presente informativa non disciplina i trattamenti effettuati autonomamente da siti o servizi appartenenti a soggetti terzi eventualmente raggiungibili tramite collegamenti presenti sul sito.

3. Dati di navigazione

Durante il normale funzionamento del sito, i sistemi informatici possono acquisire alcuni dati tecnici la cui trasmissione è implicita nell’utilizzo dei protocolli di comunicazione Internet.

Possono rientrare in questa categoria, a titolo esemplificativo, indirizzi IP, informazioni relative al browser e al dispositivo utilizzato, data e ora delle richieste e altre informazioni tecniche necessarie per consentire il funzionamento e garantire la sicurezza del sito.

Tali dati possono essere trattati per consentire il corretto funzionamento del sito, garantirne la sicurezza, prevenire abusi e ottenere informazioni tecniche sul funzionamento dei servizi.

4. Dati forniti volontariamente dall’utente

L’invio volontario di comunicazioni attraverso posta elettronica, telefono, moduli presenti sul sito o altri canali messi a disposizione da Beyond Us Travel Agency comporta l’acquisizione dei dati necessari a gestire la relativa richiesta.

Possono essere trattati, a titolo esemplificativo:

• nome e cognome;
• indirizzo e-mail;
• numero di telefono;
• contenuto della comunicazione;
• dati relativi alla prenotazione o al viaggio;
• eventuali ulteriori informazioni fornite spontaneamente dall’interessato.

I dati sono utilizzati esclusivamente per le finalità connesse alla richiesta ricevuta e agli eventuali rapporti contrattuali o precontrattuali intercorrenti con l’interessato.

5. Segnalazioni, reclami e problematiche di viaggio

Beyond Us Travel Agency mette a disposizione un apposito modulo per consentire ai clienti di comunicare problematiche relative a viaggi, prenotazioni e servizi turistici.

Attraverso tale modulo possono essere raccolti:

• Nome e cognome: obbligatori.
• Indirizzo e-mail: obbligatorio, in quanto necessario per poter comunicare con l’interessato e fornire riscontro alla segnalazione.
• Numero di telefono: facoltativo e utilizzato, se fornito, per eventuali contatti o chiarimenti relativi alla pratica.
• Numero o riferimento della prenotazione: se disponibile.
• Destinazione e date del viaggio.
• Tipologia di servizio interessato.
• Data e luogo dell’accaduto.
• Descrizione della problematica.
• Informazioni su eventuali precedenti segnalazioni effettuate al fornitore.
• Richiesta formulata dall’interessato.

La raccolta dei dati rispetta il principio di minimizzazione previsto dal GDPR: vengono richieste soltanto le informazioni necessarie alla gestione della pratica.

6. Finalità del trattamento delle segnalazioni

I dati forniti attraverso il modulo vengono trattati per:

• identificare il cliente, la prenotazione o il servizio interessato;
• ricevere, registrare e analizzare la segnalazione;
• effettuare le verifiche necessarie;
• comunicare con il cliente;
• richiedere eventuali informazioni o documenti integrativi;
• interfacciarsi con i soggetti coinvolti nell’erogazione del viaggio;
• gestire reclami, contestazioni o richieste;
• adempiere agli obblighi previsti dalla normativa;
• nonché accertare, esercitare o difendere eventuali diritti.

7. Base giuridica

Il trattamento dei dati relativi alla gestione delle richieste e delle segnalazioni viene effettuato, a seconda della specifica situazione:

• ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. b), GDPR, quando necessario all’esecuzione di un contratto o all’esecuzione di misure adottate su richiesta dell’interessato;
• ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. c), GDPR, quando necessario per adempiere un obbligo legale;
• ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f), GDPR, ove applicabile, sulla base del legittimo interesse del Titolare alla corretta gestione delle richieste, delle contestazioni e alla tutela dei propri diritti.

La gestione di una segnalazione non richiede quindi un generico consenso al trattamento dei dati personali.

Per questo nel Google Form è corretto utilizzare:

Dichiaro di aver preso visione dell’informativa sul trattamento dei dati personali.

e non “Acconsento al trattamento”.

8. Dati particolari

L’utente è invitato a non comunicare attraverso il modulo informazioni che non siano necessarie alla gestione della propria segnalazione.

In particolare, non devono essere inseriti password, PIN, credenziali di autenticazione, numeri completi di carte di pagamento o relativi codici di sicurezza.

L’utente è inoltre invitato a non indicare dati appartenenti alle categorie particolari previste dall’art. 9 GDPR, quali ad esempio informazioni relative alla salute, salvo quando tali informazioni siano strettamente necessarie alla gestione della specifica problematica.

Qualora il trattamento di categorie particolari di dati sia effettivamente necessario, esso avverrà esclusivamente in presenza di una delle condizioni previste dall’art. 9 GDPR, compreso, ove applicabile, il trattamento necessario per accertare, esercitare o difendere un diritto.

9. Destinatari dei dati

I dati personali sono trattati dal personale di Beyond Us Travel Agency autorizzato e possono essere comunicati esclusivamente quando necessario a soggetti coinvolti nella gestione della richiesta o nell’erogazione dei servizi turistici.

10. Fornitori e responsabili del trattamento

Beyond Us Travel Agency può avvalersi di soggetti esterni che forniscono servizi necessari alla propria attività.

Quando tali soggetti trattano dati personali per conto del Titolare e ricorrono i relativi presupposti, vengono disciplinati secondo quanto previsto dall’art. 28 GDPR.

La qualificazione privacy di professionisti quali avvocati e studi legali viene determinata sulla base dell’attività concretamente svolta e del grado di autonomia con cui effettuano il trattamento.

11. Trasferimenti internazionali di dati

Qualora l’utilizzo di fornitori tecnologici comporti il trasferimento di dati personali verso Paesi situati al di fuori dello Spazio Economico Europeo, il trasferimento viene effettuato nel rispetto degli articoli 44 e seguenti del GDPR e mediante uno degli strumenti riconosciuti dalla normativa applicabile, quali decisioni di adeguatezza o garanzie appropriate.

Ulteriori informazioni potranno essere richieste al Titolare.

12. Conservazione dei dati

I dati personali sono conservati per un periodo non superiore a quello necessario rispetto alle finalità per le quali sono stati raccolti.

Le richieste generiche vengono conservate per il tempo necessario alla relativa gestione e, ove necessario, per il successivo periodo utile a documentare l’attività svolta.

I dati relativi a segnalazioni e reclami di viaggio vengono conservati per il tempo necessario alla gestione e chiusura della pratica e, successivamente, per il periodo necessario all’adempimento degli obblighi normativi applicabili e all’accertamento, esercizio o difesa di eventuali diritti.

In presenza di una contestazione o di un contenzioso, i dati possono essere conservati per il tempo necessario alla relativa definizione.

Al termine dei periodi applicabili i dati saranno cancellati o resi anonimi, salvo eventuali ulteriori obblighi di conservazione previsti dalla legge.

L’art. 13 GDPR consente di indicare il periodo di conservazione oppure, quando non sia possibile determinarlo anticipatamente, i criteri utilizzati per stabilirlo.

13. Sicurezza e accesso alle informazioni

Beyond Us Travel Agency adotta misure tecniche e organizzative adeguate al rischio per tutelare la riservatezza, integrità e disponibilità dei dati personali.

Le risposte al modulo devono essere accessibili esclusivamente ai soggetti che ne necessitano per la gestione della pratica.

Gli account utilizzati per accedere alle segnalazioni devono essere personali o aziendali e adeguatamente protetti.

14. Dati relativi a minori

I moduli destinati all’invio autonomo di richieste e segnalazioni sono rivolti principalmente a soggetti maggiorenni.

Nell’ambito dell’attività di agenzia e organizzazione di viaggi, tuttavia, Beyond Us Travel Agency può trattare dati relativi a viaggiatori minorenni quando necessario per la prenotazione e l’erogazione dei servizi turistici.

Tali informazioni devono essere fornite da chi esercita la responsabilità genitoriale o da altro soggetto legittimato.

15. Processi decisionali automatizzati

Per la gestione delle segnalazioni e delle problematiche di viaggio descritte nella presente informativa non sono previste decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici sull’interessato o incidano in modo analogo significativamente sulla sua persona.

16. Diritti dell’interessato

Nei casi previsti dalla normativa l’interessato può esercitare i diritti riconosciuti dagli artt. 15 e seguenti del GDPR, tra cui il diritto di ottenere l’accesso ai propri dati, la rettifica, la cancellazione, la limitazione del trattamento, l’opposizione e, quando applicabile, la portabilità.

Le richieste possono essere inviate a:

info@beyondus.it

17. Cookie e tecnologie analoghe

Il sito utilizza esclusivamente cookie e memorie del browser tecnici, necessari al suo funzionamento. Non utilizza cookie di profilazione né cookie di terze parti, e non carica servizi esterni di statistica o di pubblicità. Per questi strumenti tecnici non è richiesto il consenso.

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Se in futuro saranno attivati strumenti facoltativi (per esempio statistiche), saranno caricati solo dopo il consenso espresso dall’utente e questa informativa sarà aggiornata.